Introdução às Técnicas de Informação
Mestrado em Ciências Documentais
(Aulas Práticas)

Pedro Patinho <pp@di.uevora.pt>
http://www.di.uevora.pt/~pp

2001/2002 - Semestre Ímpar

Introdução

Uma base de dados é uma colecção de dados relacionados entre si. Está organizada de forma a que o seu conteúdo possa facilmente ser consultado, organizado e actualizado.

O modelo de base de dados mais utilizado é o modelo relacional, que organiza os dados em forma de tabelas, permitindo também definir relações entre elas. Este modelo é o utilizado na maior parte dos Sistemas de Gestão de Bases de Dados (SGBD), entre os quais podemos incluir o Microsoft Access.

Desenho de uma base de dados

No desenho de uma base de dados, é fundamental que se conheça inteiramente as necessidades específicas de quem a vai utilizar, bem como as propriedades dos dados que vão ser armazenados.

Para uma correcta análise do problema, é necessário efectuar os seguintes passos:

• Identificar as Entidades;
• Identificar os Atributos de cada Entidade;
• Identificar a Chave Primária de cada Entidade;
• Identificar as Relações entre as diversas Entidades.

De seguida, constroem-se as tabelas da seguinte forma:

• Cada entidade dá origem a uma tabela;
• Cada atributo dá origem a um campo dentro da tabela;
• Assinala-se adequadamente a chave primária;
• Estabelecem-se as relações entre as tabelas (através das chaves primárias).

Frequentemente, depois de efectuados todos os passos, são encontrados atributos que terão que passar a entidades, pois possuem demasiada informação para colocar em apenas um campo.

Entidades, Atributos e Chaves Primárias

Uma entidade representa um conjunto de dados do mesmo tipo, com o mesmo conjunto de atributos. Como exemplos de entidades podemos ter: pessoas, automóveis, casas, livros, discos, etc. A cada ocorrência de uma determinada entidade chama-se instância. Todas as instâncias de uma determinada entidade têm os mesmos atributos (p. ex. o nº do B.I., nome, cor dos olhos, etc.), embora os atributos possam ter valores diferentes em cada instância. Distinguimos as instâncias umas das outras pela chave primária, que é o atributo (ou conjunto de atributos) cujo valor é diferente em todas as instâncias.

Exemplo de uma biblioteca simples

Numa primeira análise, conseguimos facilmente identificar as seguintes estruturas:

Entidades:

• Livros
• Utentes

Relações:

• Requisição

Na figura 1 podemos observar um esquema com a análise que acabámos de fazer.

Figura: Entidades de uma biblioteca simples, numa primeira análise.

Criação da base de dados

Depois desta primeira análise, rapidamente nos deparamos com alguns atributos que podem ter mais de um valor (autores, assuntos), principalmente na Entidade Livro.

Numa base de dados, são de evitar situações como esta, em que o utilizador terá de introduzir mais de um valor no mesmo campo, para evitar problemas de redundância, ou mesmo de ineficiência aquando das pesquisas. Para resolver este problema, há que criar mais entidades ou, em certos casos (onde não se pode criar uma entidade), criar tabelas auxiliares. Estas entidades e tabelas auxiliares vão melhorar o desenho da base de dados, ao mesmo tempo que facilitam a introdução de dados pelo utilizador, como veremos mais adiante.

Neste momento é necessário fazer uma reformulação do esquema da base de dados, de modo a obtermos algo do género da figura 2.

Figura: Segunda análise da biblioteca simples.

Podemos considerar Autores e Editores como novas entidades, pois ambos possuem atributos interessantes para a nossa base de dados. Se criamos novas entidades, provavelmente teremos de criar novas relações (no caso de relações de cardinalidade N para N - ou muitos para muitos). A relação entre Autores e Livros está nesta situação, pois um autor pode escrever vários livros, e um livro pode ser escrito por vários autores. No caso dos Editores, não é necessário criar uma nova relação, pois cada livro só é editado por um editor, logo basta em cada livro indicar o número do editor correspondente.

Inserção no Microsoft Access

Para colocar a nossa base de dados no Microsoft Access, convém que o nosso esquema já esteja numa forma utilizável, para evitar grandes alterações no futuro.

Os dois passos fundamentais para a inserção da base de dados no Access são:

1. Criar as tabelas;
2. Criar as ligações entre as tabelas (o Access chama-lhes relações).

Depois de terminados estes dois passos, já podemos criar formulários para introdução de dados ou realização de pesquisas, introduzir os dados, realizar pesquisas, etc.

No entanto, não devemos começar já a ``despejar'' a informação para a base de dados, pois muito provavelmente ela vai ter de sofrer novas alterações. Infelizmente, algumas das alterações só se tornarão óbvias aquando da sua utilização em pleno (claro que um bom planeamento da base de dados pode evitar estes problemas, mas há alguns que passam despercebidos...).